Colaboraciones

Mejores prácticas en un sistema de gestión integrado QEHS

Es importante que se cree una visión amplia y que incluya ideologías y formas de trabajo para generar modelos de cooperación interna que permita una mejor colaboración

Mario Amador*

sistema-qehsEn los últimos años, el cumplimiento del sistema de gestión integrado, que hace diez años se había visto como algo opcional, hoy en día se muestra como una obligación estratégica imperativa en un mundo cada vez más interconectado y competitivo. Las organizaciones ahora están aprovechando el cumplimiento del sistema de gestión integrado QEHS para ayudar a tomar decisiones empresariales proactivas, inteligentes y que les generen mejores utilidades. Esto, a su vez, influye de forma decisiva en las estrategias de reducción de riesgos, nuevos nichos del mercado y la creación de productos.

¿Cómo asegura la organización que el cumplimiento de su sistema de gestión esté optimizado y su negocio esté bien posicionado para aprovechar sus esfuerzos y comprometerse en iniciativas más amplias y estratégicas? Dos caminos, el primero es medible casi de inmediato y consiste en implementar mejores prácticas organizacionales; el segundo, de largo plazo, es comprometer a su personal y establecer una cultura de mejora continua encaminada a conseguir este objetivo.

Mejores prácticas: centrarse en la cultura y comprender las posibles barreras

Los diversos departamentos o áreas de jerarquía organizacionales (departamento de calidad, área de seguridad e higiene, jefe de sustentabilidad) a menudo crean una barrera para adoptar prácticas exitosas en un sistema de gestión integrado QEHS porque cada uno de ellos tiene metas, objetivos y estrategias diferentes. Es importante que se cree una visión amplia y que incluya ideologías y formas de trabajo para generar modelos de cooperación interna que permita una mejor colaboración en la consecución de sus objetivos y no como tres entes diferentes (calidad–seguridad e higiene–ambiente) sino como las metas, objetivos y estrategias del sistema de gestión integrado QEHS.

Es interesante observar que el obstáculo tecnológico es relevante pero esto puede ser solventado si el resto de los problemas que son de naturaleza organizacional y cultural pueden ser abordados y encaminados para trabajar en pro de la organización en su conjunto y no solo como departamentos o áreas aisladas. Entonces, ¿dónde comienza a influir la organización para lograr un sistema de gestión integrado QEHS más proactivo?

La complejidad del cambio en un sistema de gestión integrado QEHS tiene un escenario no muy claro por la predisposición a centrarse en el “qué” y el “cómo” del proyecto, y no lo suficiente en el “por qué” y “para quién”. Tener una comprensión profunda de la cultura de la organización es absolutamente necesario a medida que se trabaja para implementar nuevas estrategias e iniciativas de integración del sistema de gestión, siempre teniendo en cuenta que para ayudar a una organización a ser más proactiva los objetivos deben estar directamente arraigados en la cultura empresarial.

Una buena práctica es obtener influencia de alta dirección

Las escaleras se barren de arriba para abajo no es solo un viejo refrán sino una realidad cuando se trata de sistemas de gestión integrados QEHS que sean exitosos, comenzar desde la cima para cambiar e influir en la cultura es una necesidad. El cambio organizacional debe ser patrocinado por muchos ejecutivos bien focalizados en la cultura organizacional. La organización sufre cuando los administradores en todos los niveles no comprenden las iniciativas del sistema de gestión QEHS porque la cultura organizacional no está bien permeada y sufre por las visiones parciales de departamentos o áreas como entes separados de un todo.

Una cultura organizacional debe basarse en una comunicación efectiva y esto se debe tener como la clave del éxito para influir en la adopción de una visión que permee a toda la organización. Un elemento necesario en la creación de una mejor cultura organizacional encaminada a integrar sistemas debe tener una estrategia de comunicación efectiva basada en dos pilares, el fondo y la forma.

Sustento de la estrategia de comunicación (fondo):

• Alinear la comunicación a las prioridades de la organización como un todo.
• Definir audiencias.
• Definir objetivos específicos en torno a cada prioridad.
• Definir y crear mensajes críticos.

Caminos para difundir la estrategia de comunicación (forma):

• Seleccionar canales para la comunicación.
• Definir frecuencia de comunicación.
• Buscar comentarios y evaluar retroalimentación.

Conclusión

Avanzando un paso más allá, los ejecutivos no solo deben hablar, sino mostrar un genuino apoyo al sistema de gestión integrado QEHS y respaldar consistentemente el cambio, los ejecutivos necesitan ir más allá de lo verbal y vivir el cambio para que todos lo vivan y por lo tanto se sienta en el colectivo de la organización. Es mucho más efectivo demostrarles a los grupos de interés que el sistema de gestión integrado es una prioridad y que la dirección está realizando proactivamente cambios necesarios, que solo imprimir algunos carteles y dar algunos comunicados. Es importante demostrar, por medio de la acción, que la dirección respalda el sistema de gestión y que ser proactivo es un elemento clave de una estrategia inteligente y exitosa, esto en un mediano plazo puede ser una ventaja competitiva lo cual brindaría más utilidades a la organización.

 

* Director general de Oficina Verde

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